Nos últimos meses muitas empresas precisaram se adequar às situações de saúde pública devido ao Covid-19, onde adotaram o trabalho home office como o único meio de manter a empresa ativa, garantindo um trabalho eficaz e produtivo.

 

Segundo uma pesquisa do Gartner, 80% dos líderes entrevistados do setor planejam aumentar os programas de home office em suas organizações.

 

“Uma força de trabalho em casa, se gerenciada e nutrida adequadamente, pode aumentar a produtividade, o engajamento e a retenção de funcionários”, disse John Quaglietta, Analista Diretor Sênior da Prática de Suporte e Atendimento ao Cliente do Gartner. 

 

“A supervisão de uma equipe de funcionários que trabalham em casa não é natural para muitos líderes que estão acostumados a se envolver com representantes de serviços com frequência ao longo do dia. Isso exigirá mudanças nas abordagens de liderança e gerenciamento para garantir o engajamento e a produtividade, mas os líderes de serviço devem entender que a maioria das funções do dia-a-dia permanecerá relativamente igual”

 

E aqui no Grupo Tew One não foi diferente, todos os nossos colaboradores estão desde o mês de Março trabalhando home office. No entanto, alguns processos exigem alterações para que o trabalho remoto seja o mais produtivo e eficaz para ambas as partes – colaboradores, clientes e a companhia.

 

Priorizamos a segurança e saúde dos nossos colaboradores, assim como assumimos a qualidade, o melhor serviço, exclusividade no suporte e atenção que todos os nossos clientes merecem. 

Muitas empresas alocaram seus funcionários em home office, mas entendem que é desafiador conduzir as melhores práticas para reuniões produtivas com o time. E é justamente sobre isso que vamos abordar hoje.

 

Então, como tornar eficaz uma reunião sem poder estar todos fisicamente na mesma sala? Nós da Tew One sabemos muito bem como é isso, somos um grupo com três negócios pelo Brasil – Yup Chat, Ticket Smart e Monali Cosméticos e que atualmente todo o nosso time está 100% remoto. Neste artigo, compartilho com você como realizamos nossas reuniões online e dicas sobre quais ferramentas e técnicas você pode adotar a partir de hoje em sua empresa.

Vamos lá?!

 

Como conduzimos reuniões remotamente na Tew One?

 

Ferramentas que usamos

• Para gerenciar processos e projetos: O Runrun.it é um software de gestão de projetos, tarefas e fluxo de trabalho. Ele oferece uma versão gratuita para micro empresas e também possuem planos mensais/anuais para pequenas, médias e grandes empresas. Também utilizamos o quadro Kanban para criar tarefas e obter um melhor acompanhamento e gerenciamento dos processos e projetos em tempo real.

 

• Videoconferência Home Office: Na Tew One, utilizamos o Google Meet como nossa ferramenta de videoconferência. O que gostamos no Google Meet é que ele oferece até 250 participantes por chamada com a possibilidade de gravar reuniões facilmente. 

 

Outras ferramentas que já testamos e são consideradas populares incluem: Zoom, Slack e Skype.

 

Compartilhar um alinhamento um dia antes da reunião remota 

 

Em vez de apenas entrar na reunião e compartilhar os objetivos a serem discutidos, descobrimos que é mais eficaz compartilhar um alinhamento um dia antes da reunião remota, para que assim todo o nosso time possa dedicar um tempo para analisar, refletir e também caso queiram realizar alguma pesquisa sobre o assunto, a fim de tornar a reunião online muito mais produtiva e vantajosa.

 

No resumo, descreva o que você gostaria de mencionar na reunião, quais são os problemas que você está tentando resolver e informações relevantes das quais você já possui uma visão (por exemplo, tentamos isso e aquilo antes, mas não funcionou). 

 

O ideal é que nessas reuniões todos os envolvidos interajam e tenham foco total na resolução dos objetivos propostos. 

 

Discussão para desenvolver as idéias uns dos outros

 

Após apresentar os objetivos e todos interagirem, nossos colegas de equipe se revezam para compartilhar seus pontos de vista sobre os assuntos daquela reunião. Neste momento, é muito provável que a comunicação comece a ficar um pouco fora do tópico abordado, ainda mais quando todos estão empolgados com as informações ali apresentadas. 

 

E então, para todos voltarem para o foco principal é necessário manter sempre um alinhamento de tudo que será apresentado na reunião, para que nestes momentos de grande discussão, seja retomado para o que de fato havia sido combinado. 

 

Mas, isso não impede também de manter por alguns minutos seus colaboradores refletindo sobre tal situação – muitos insights são expostos nesses momentos.  

 

Conclusão dos tópicos abordados

 

Para garantir que todos estejam claros sobre os principais tópicos abordados e acompanhamentos futuros, o responsável pela reunião poderá reservar um tempo para mapear todas as informações discutidas e inserir em um documento de recapitulação. Para isto, utilizamos o Slack onde temos diversos grupos da companhia e compartilhamos o documento de recapitulação e mensagens, para que todos nossos colegas sejam notificados e estejam cientes. 

 

Vale ressaltar também, que a ferramenta é super válida para projetos maiores, para nós é super importante ter em único canal todos os colaboradores. Como temos três negócios, criamos um canal dedicado para cada grupo, onde tornamos a nossa comunicação muito mais assertiva e eficaz.  

 

Espero que você também possa criar reuniões remotas produtivas e eficazes com a sua equipe.